Mejl och förfrågningar
Förstår vad avsändaren vill, plockar ut ordernummer och kunduppgifter och skickar ärendet till rätt person eller system.
AI-automation för det som inte följer en mall
Vanlig automatisering behöver tydliga regler. AI-automation klarar det som inte har några – mejl, PDF:er, fritext och undantag.
Så ser ett flöde med AI ut
AI-steget är oftast bara ett av flera. Det är reglerna runt omkring som gör flödet pålitligt.
- 01
Något kommer in
Ett mejl, en faktura, ett formulär eller en fil i en mapp startar flödet. Det kan också vara ett schema, till exempel varje morgon klockan sju, eller en händelse i ett annat system, som en ny order eller ett ändrat ärende. Flödet byggs i n8n, Power Automate, Make eller som egen kod, beroende på vad ni redan använder.
- 02
AI-steget tolkar
Språkmodellen läser innehållet och plockar ut det som behövs, i ett fast format: kundnummer, belopp, ärendetyp eller en kort sammanfattning. Det är här AI gör skillnad, eftersom innehållet inte följer en mall. Ett mejl kan vara formulerat på hundra olika sätt och ändå handla om samma sak.
- 03
Reglerna tar över
Flödet kontrollerar uppgifterna mot era system och lägger dem på rätt plats. Finns kunden? Stämmer beloppet med ordern? Den här delen är vanlig automatisering, med fasta regler som alltid ger samma resultat. AI:n tolkar, men det är reglerna som bestämmer vad som händer med resultatet.
- 04
En människa tar undantagen
Är AI:n osäker eller sticker något ut hamnar ärendet hos en människa i stället för att gå vidare. Personen ser vad AI:n tolkade och kan godkänna, rätta eller avvisa med ett klick. Undantagen visar också var flödet behöver justeras, så att fler ärenden kan gå hela vägen automatiskt.
Inte allt behöver AI
Följer uppgiften fasta regler är vanlig automatisering billigare, snabbare och säkrare än AI. Då bygger vi det i stället. AI behövs först när innehållet varierar – fritext, PDF:er och mejl som är formulerade på olika sätt.
- Läsa av leverantörsfakturor som kommer som PDF i tio olika format/ AIFormatet skiftar. AI läser, reglerna kontrollerar beloppen.
- Skicka orderbekräftelse när betalningen är registrerad/ AutomatiseringSamma händelse, samma mejl. Ett vanligt flöde räcker.
- Sammanfatta veckans kundsynpunkter per tema/ AIFritext från hundratals kunder. Det klarar bara en språkmodell.
- Klistra in samma siffror i två kalkylblad varje månad/ IngentingBehåll ett av dem. Problemet är dubbelarbetet, inte verktyget.
n8n, Power Automate, Make eller egen kod
Vi väljer verktyg efter er miljö, inte efter vad vi råkar gilla mest. Det som redan finns hos er väger tungt, eftersom det är där flödet ska förvaltas. AI-steget kan vara ChatGPT, Claude eller Gemini – den som passar uppgiften och era avtal bäst.
n8n
När flödet går mellan många system och ni vill kunna köra det på egen server. Har inbyggt stöd för AI-steg.
Power Automate
När allt redan finns i Microsoft 365. Flödet ligger i samma miljö som era mejl, filer och behörigheter.
Make
För enklare flöden mellan molntjänster, där det viktigaste är att komma igång snabbt.
Egen kod
När kraven på prestanda, säkerhet eller testbarhet är höga, eller när flödet ska bli en del av ert eget system.
Uppgifter där AI-automation gör skillnad
Dokument och fakturor
Läser av uppgifter ur PDF:er, fakturor och följesedlar i olika format och för in dem i ekonomi- eller affärssystemet.
Texter
Skriver utkast till svar, produkttexter och sammanfattningar i er ton, som en människa granskar innan de går ut.
Klassning
Sorterar ärenden, leads eller kundsynpunkter efter innehåll och känsla, så att det viktigaste hamnar först.
Vad händer när AI:n tolkar fel?
Ett fel ska aldrig gå obemärkt förbi. Därför bygger vi flöden där AI:ns tolkning kontrolleras innan den får följder, och där det osäkra hamnar hos en människa. Så kan ni lita på flödet även när AI:n någon gång har fel.
01Svar i ett fast format
AI-steget får inte svara fritt. Det fyller i bestämda fält – kundnummer, belopp, datum, kategori – så att resten av flödet kan kontrollera varje uppgift för sig.
- Bestämda fält i stället för fritext
- Saknade uppgifter syns direkt
- Samma format oavsett modell
02Kontroll mot era system
Finns kunden? Stämmer beloppet med ordern? Är datumet rimligt? Flödet kontrollerar AI:ns svar mot det som redan finns i era system innan något sparas.
- Kontroll mot CRM och affärssystem
- Rimlighetskontroller av belopp och datum
- Inget sparas som inte går igenom
03En kö för undantagen
Det som inte går igenom kontrollen hamnar i en kö hos en människa, med AI:ns tolkning bredvid originalet. Att godkänna eller rätta tar några sekunder.
- AI:ns tolkning bredvid originalet
- Godkänn eller rätta med ett klick
- Rättelserna gör flödet bättre
04Loggning och förbättring
Allt loggas, så att vi ser var flödet tvekar och kan förbättra det över tid. Ofta räcker en tydligare instruktion eller en ny kontroll för att fler ärenden ska gå hela vägen.
- Logg över varje körning
- Statistik över undantagen
- Löpande justering
Vad är AI-automation?
AI-automation är automatiserade flöden där ett eller flera steg använder AI för att läsa, tolka, bedöma eller skriva. Resten av flödet följer fasta regler. AI-steget tar hand om det som varierar – fritext, PDF:er, bilagor i olika format – och reglerna ser till att resultatet hamnar rätt.
Följer uppgiften redan tydliga regler behövs ingen AI alls. Då räcker vanlig automatisering, som är billigare och stabilare.
Vanliga frågor om AI-automation
Hittar ni inte svaret? Boka en AI-genomgång eller ring oss på 070-953 53 99.
AI-genomgång
30 minuter, ett av era flöden
Vi går igenom en uppgift som tar tid idag och säger ärligt vad som passar: AI, vanlig automatisering eller ingenting alls.
- Ett kort skriftligt förslag på nästa steg efteråt
- Samma personer som sedan bygger
- Kostnadsfritt
