Brief till webbyrån: vad den ska innehålla, med mall

Den bästa offerten börjar inte med en tjock kravspecifikation - utan en välskriven brief.

Skillnaden är viktig. En kravspecifikation beskriver vad som ska byggas. En brief beskriver varför, för vem och vad som ska bli bättre. Den kommer först, och den avgör om byrån förstår uppdraget eller bara svarar på det.

Vi får briefer i alla former: tre rader i ett mejl, en presentation på trettio sidor, en lista med funktioner. De som ger bäst resultat har nästan alltid en sak gemensamt. De är konkreta i sin brief, de börjar med målet och de är ärliga om vad beställaren inte vet än.

En brief är ett kort underlag som beskriver uppdraget innan arbetet börjar: bakgrund, mål, målgrupp, förutsättningar och vad som ska levereras. Den ger byrån det som behövs för att föreslå rätt lösning och räkna på den.

I ett webbprojekt är briefen det första dokumentet ni skickar. Den kan leda direkt till en offert för mindre uppdrag, eller till ett första möte och en förstudie för större.

Båda behövs ofta, men de gör olika saker.

• Briefen svarar på varför och för vem. Den är kort, en till tre sidor, och skrivs innan ni vet exakt vad som ska byggas.
• Kravspecifikationen svarar på vad och hur. Den är längre, mer detaljerad, och skrivs när målen och flödena är kända.

Många hoppar över briefen och går direkt till kravspecifikationen. Då hamnar funktionerna före målen, och byrån får räkna på en lösning utan att veta vilket problem den ska lösa. Det ger inte byrån möjlighet heller att på samma sätt komma in med sin kunskap och föreslå eventuella lösningar.

Åtta delar räcker för de flesta webbprojekt.

Vilka ni är, vad ni säljer och varför ni tar kontakt nu. Två eller tre meningar räcker. Byrån behöver förstå sammanhanget, inte hela företagshistorien.

Det viktigaste avsnittet. Vad ska bli bättre när projektet är klart? Fler förfrågningar, färre samtal till kundtjänst, högre konvertering i butiken, en webbplats som marknadsavdelningen kan uppdatera själv?

Ett mål går att mäta. "30 procent fler offertförfrågningar" är ett mål. "En responsiv webbplats" är det inte.

Vem ska använda webbplatsen, och vad vill de göra där? Beskriv de två eller tre viktigaste besökarna och vad ni tror de letar efter. Det styr struktur, innehåll och design mer än något annat.

Vad på nuvarande webbplats ska bevaras? Sidor som syns bra i Google, formulär som konverterar, funktioner som användarna uppskattar. Det här glöms ofta, och det är dyrt att förlora.

Vad ska hända när en besökare gör något? Vart tar en förfrågan vägen, vilka system ska webbplatsen eventuellt prata med? CRM, affärssystem, bokning, nyhetsbrev? Integrationerna är ofta det mest kostsamma i ett webbprojekt, men det är också det som kan skapa en betydligt effektivare processer för er internt. En enkel skiss räcker, men den behöver finnas om ni använder externa system.

Budget, önskat lanseringsdatum, lagkrav som tillgänglighet och GDPR, och eventuella tekniska ramar från IT. Var ärlig med budgeten. Ett ungefärligt spann gör att byrån kan föreslå det som ryms, i stället för att gissa.

Vem är kontaktperson, vem fattar besluten, och vilka andra ska vara med? Ett projekt med en tydlig ägare går fortare och blir bättre än ett där alla bidrar och ingen bestämmer.

Det mest underskattade avsnittet. Skriv rakt ut vad som är oklart: vi vet inte om vi behöver en e-handel, vi har inte bestämt CMS, vi är osäkra på hur förfrågningarna ska hanteras, vi har inte bestämt vilket CRM-system vi skall byta till, osv.

Det är inte en svaghet. Det gör det tydligare för byrån var den kan hjälpa till, och vart en förstudie kan behövas innan ett fast pris går att sätta.

• En lista med funktioner utan syfte. "Slider, chatt, nyhetsflöde" säger ingenting om vad webbplatsen ska åstadkomma.
• Detaljerad design. Referenser till webbplatser ni gillar är bra, gärna med en mening om varför. Färdiga skisser låser byrån innan den förstått uppdraget.
• Allt ni kan komma på. En brief som försöker täcka allt blir lika svår att läsa som en kravspecifikation. Det som inte påverkar mål, målgrupp eller budget kan vänta.

Kopiera och fyll i. Håll varje avsnitt kort.

Brief: [projektets namn]
Bakgrund
Vi är … Vi kontaktar er nu för att …
Mål
När projektet är klart vill vi att … Vi mäter det genom …
Målgrupp
De viktigaste besökarna är … De kommer till webbplatsen för att …
Det som fungerar i dag
Det här vill vi behålla: …
Flöden och system
När en besökare … ska det hända … Webbplatsen ska kopplas till …
Förutsättningar
Budget: ungefär … · Lansering: … · Lagkrav: … · Tekniska ramar: …
Vem som bestämmer
Kontaktperson: … · Beslutsfattare: … · Övriga i projektet: …
Det vi inte vet än
…

En bra brief gör tre saker för er.

1. Den ger jämförbara svar. När alla byråer utgår från samma mål och förutsättningar går det att jämföra förslagen på riktigt, inte bara priserna.
2. Den ger bättre frågor tillbaka. En byrå som förstått uppdraget ställer frågor om ert behov. En som inte gjort det skickar en standardoffert.
3. Och den visar när en förstudie behövs. Om avsnittet det vi inte vet än är långt är det oftast billigare att reda ut det först än att be om ett fast pris direkt.

Vad är en brief?
Ett kort underlag som beskriver uppdraget innan arbetet börjar: bakgrund, mål, målgrupp, förutsättningar och vad som ska levereras. I ett webbprojekt är det oftast det första dokumentet som skickas till byrån.

Hur lång ska en brief vara?
En till tre sidor räcker för de flesta webbprojekt. Det viktiga är att mål, målgrupp och förutsättningar är tydliga.

Vad är skillnaden mellan en brief och en kravspecifikation?
Briefen beskriver varför och för vem. Kravspecifikationen beskriver vad som ska byggas och hur. Briefen kommer först.

Ska budgeten stå i briefen?
Ja, gärna som ett ungefärligt spann. Utan budget måste byrån gissa vilken nivå ni tänkt er, och förslagen blir svåra att jämföra.

Vad gör man om man inte vet vad man behöver?
Skriv det i briefen. Ett ärligt avsnitt om det ni inte vet än hjälper byrån att föreslå rätt nästa steg, ofta en förstudie innan något fast pris sätts.

Ska ni upphandla en ny webbplats? Vår guide Upphandling av hemsida går vidare från briefen till kravspecifikationen, med en checklista över tio områden. Ladda ner guiden